Polityka prywatności

§ 1
Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych pozyskanych za pośrednictwem serwisu internetowego www.xostorebrand.com (dalej: „Serwis Internetowy”).

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).

Administrator dokłada szczególnej staranności do poszanowania prywatności Użytkowników odwiedzających Serwis Internetowy.

§ 2
Rodzaj i cele przetwarzanych danych

Kategorie osób:

• osoby fizyczne korzystające z Serwisu (w tym składające zapytania przez formularze),
• osoby zapisujące się na newsletter,
• osoby składające zamówienia w sklepie internetowym.

Podstawy prawne przetwarzania (art. 6 RODO):

• niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem – np. obsługa zamówienia, konto Użytkownika, odpowiedź na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. b),
• zgoda – np. newsletter, komunikacja marketingowa (art. 6 ust. 1 lit. a),
• prawnie uzasadniony interes Administratora – analityka użycia Serwisu, dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa (art. 6 ust. 1 lit. f),
• wypełnienie obowiązków prawnych – np. rachunkowość i archiwizacja dokumentacji sprzedażowej (art. 6 ust. 1 lit. c).

Zakres danych w zależności od funkcji Serwisu:

• Formularz kontaktowy – imię, adres e-mail, treść zapytania, numer telefonu (jeśli podany dobrowolnie).
• Newsletter – adres e-mail; zgoda wymagana, możliwość wycofania w każdej chwili.
• Rejestracja konta – adres e-mail, imię i nazwisko, dane adresowe, numer telefonu; Użytkownik sam ustala hasło (możliwość zmiany).
• Realizacja zamówienia – imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane adresowe; w przypadku przedsiębiorców dodatkowo firma i NIP.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z określonych funkcjonalności (np. odpowiedź na zapytanie, newsletter, realizacja zamówienia).

§ 3
Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Administratora

• Szyfrowanie transmisji przy logowaniu i wprowadzaniu danych (certyfikat SSL).
• Szyfrowanie danych w bazie w sposób dostępny jedynie dla upoważnionego Operatora.
• Hasła przechowywane w postaci haszy (funkcja jednokierunkowa).
• Okresowa zmiana haseł administracyjnych.
• Regularne kopie bezpieczeństwa.
• Regularne aktualizacje oprogramowania i komponentów.

§ 4
Udostępnianie i powierzanie danych

Dane mogą być przekazywane odbiorcom, z których usług korzysta Administrator przy prowadzeniu Serwisu, w szczególności:

• podmiotom przetwarzającym na zlecenie (hosting, księgowość, systemy mailingowe/newsletter, narzędzia analityczne),
• dostawcom płatności elektronicznych i bankom (gdy dochodzi do płatności),
• kurierom / operatorom logistycznym (gdy dochodzi do wysyłki).

Odbiorcy przetwarzają dane na podstawie umów i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora albo – jako odrębni administratorzy – samodzielnie określają cele i sposoby przetwarzania (np. operator płatności).

W razie prawnie wiążącego żądania dane mogą być udostępniane uprawnionym organom państwowym.

§ 5
Okres przechowywania danych

• Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, a następnie przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami (co do zasady do 6 lat, roszczenia okresowe – 3 lata), o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
• Dane umowne – przez czas trwania umowy i rozliczeń, a po tym okresie przez czas przedawnienia roszczeń i wynikające z przepisów podatkowych/rachunkowych.

§ 6
Prawa osób, których dane dotyczą

• Prawo do cofnięcia zgody – skuteczne od momentu wycofania; nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.
• Prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (w tym profilowania); w razie zasadności sprzeciwu dane zostaną usunięte, jeśli nie ma innej podstawy prawnej.
• Prawo do usunięcia danych – m.in. gdy dane nie są już niezbędne, zgoda została wycofana, wniesiono skuteczny sprzeciw, dane przetwarzane niezgodnie z prawem lub wymagane jest usunięcie z mocy prawa UE/państwa członkowskiego.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – m.in. na czas weryfikacji poprawności danych, gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, gdy dane są potrzebne do dochodzenia roszczeń, lub do czasu rozpatrzenia sprzeciwu.
• Prawo dostępu – uzyskanie informacji i kopii danych, w tym o celach, kategoriach danych, odbiorcach, okresie przechowywania, źródle danych, zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji i transferach poza UE.
• Prawo do sprostowania – niezwłoczne poprawienie danych nieprawidłowych i uzupełnienie niekompletnych.
• Prawo do przenoszenia danych – otrzymanie danych i przesłanie ich do innego administratora lub żądanie przesłania bezpośrednio, o ile to technicznie możliwe.

Żądania dotyczące praw można kierować na: [twoj-email]. Administrator udziela odpowiedzi niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca; w razie potrzeby termin może zostać przedłużony maksymalnie o dwa miesiące z uprzednim poinformowaniem.

Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 7
Dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

• Obsługa zapytań przez formularz – w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.
• Przygotowanie, pakowanie, wysyłka towarów – w zakresie koniecznym do realizacji zamówienia.
• Windykacja należności i dochodzenie roszczeń – w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
• Newsletter – na podstawie zgody; możliwość rezygnacji w każdej chwili (link w stopce wiadomości).

Mechanizmy Serwisu:

• dobrowolnie podane dane w formularzach trafiają do systemów Administratora,
• zapisywanie plików cookie na urządzeniu końcowym Użytkownika (patrz: Polityka Cookies).

§ 8
Zarządzanie bezpieczeństwem

• Połączenie podczas przesyłania danych i logowania jest szyfrowane (SSL).
• W przypadku utraty hasła przez Użytkownika Serwis umożliwia jego zresetowanie – Administrator nie wysyła haseł ani próśb o podanie danych logowania.
• Wiadomość resetu hasła jest wysyłana na adres e-mail powiązany z kontem i prowadzi do formularza ustawienia nowego hasła.

§ 9
Zgoda na przetwarzanie danych w celach marketingowych

W zakresie, w jakim Użytkownik udzieli zgody, dane mogą być przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług Administratora (np. newsletter). Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie poprzez link rezygna